Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Kaupunginviraston sihteeri
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme kaupunginviraston sihteeriä tukemaan kunnallisen hallinnon päivittäistä toimintaa ja varmistamaan, että toimistoprosessit, asiakirjahallinta ja sisäinen viestintä toimivat tehokkaasti, täsmällisesti ja luottamuksellisesti. Tässä tehtävässä toimit keskeisessä roolissa kaupunginviraston arjen sujuvuuden ylläpitämisessä sekä viranhaltijoiden, esihenkilöiden, luottamushenkilöiden ja kuntalaisten palvelun tukemisessa. Työ edellyttää erinomaista organisointikykyä, huolellisuutta, hyviä vuorovaikutustaitoja sekä kykyä käsitellä useita samanaikaisia tehtäviä muuttuvassa toimintaympäristössä.
Kaupunginviraston sihteerinä vastaat monipuolisista hallinnollisista ja toimistotehtävistä, kuten kokousjärjestelyistä, pöytäkirjojen ja muistioiden valmistelusta, asiakirjojen laatimisesta, arkistoinnista, kalenterinhallinnasta sekä puhelin- ja sähköpostiviestinnästä. Tehtävään voi kuulua myös laskutuksen, tilausten, matkustusjärjestelyjen ja muiden käytännön toimistopalvelujen koordinointia. Lisäksi osallistut tiedonhallinnan ja asiakirjaprosessien kehittämiseen sekä varmistat, että toimintatavat noudattavat julkishallinnon säädöksiä, ohjeita ja hyvää hallintotapaa.
Työssä menestyminen edellyttää kykyä toimia täsmällisesti ja palveluhenkisesti tilanteissa, joissa aikataulut voivat olla tiukkoja ja tehtävät vaihtelevia. Arvostamme kokemusta julkishallinnosta, kunnallisesta päätöksenteosta tai vastaavista hallinnollisista tehtävistä, mutta tärkeintä on halu oppia, omaksua uusia järjestelmiä ja toimia vastuullisesti osana asiantuntevaa työyhteisöä. Tehtävässä tarvitaan hyvää suomen kielen kirjallista ja suullista osaamista sekä valmiutta käyttää yleisiä toimisto-ohjelmistoja ja sähköisiä asianhallintajärjestelmiä.
Tarjoamme merkityksellisen työn osana kaupungin palveluita, mahdollisuuden vaikuttaa hallinnon sujuvuuteen sekä vakaan ja vastuullisen työympäristön. Saat tueksesi osaavan tiimin, selkeät toimintamallit ja mahdollisuuden kehittää omaa ammattitaitoasi kunnallishallinnon tehtävissä. Tämä rooli sopii henkilölle, joka viihtyy järjestelmällisessä työssä, arvostaa tarkkuutta ja haluaa edistää laadukasta julkista palvelua käytännönläheisessä ja monipuolisessa tehtävässä.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Hallinnoida kaupunginviraston päivittäisiä toimistotehtäviä ja asiakirjaprosesseja
- Valmistella kokouskutsuja, esityslistoja, pöytäkirjoja ja muistioita
- Ylläpitää kalentereita, varata kokoustiloja ja koordinoida tapaamisia
- Vastata puhelin- ja sähköpostitiedusteluihin palveluhenkisesti ja täsmällisesti
- Arkistoida asiakirjoja ja huolehtia tiedonhallinnan oikeellisuudesta
- Tukea viranhaltijoita hallinnollisissa tehtävissä ja käytännön järjestelyissä
- Seurata määräaikoja ja varmistaa tehtävien eteneminen sovitusti
- Käsitellä luottamuksellisia tietoja huolellisesti ja säädösten mukaisesti
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Soveltuva koulutus hallinnon, toimistotyön tai asiakaspalvelun alalta
- Kokemusta sihteerin, assistentin tai muun hallinnollisen tehtävän työstä
- Erinomainen suomen kielen kirjallinen ja suullinen taito
- Hyvät tietotekniset valmiudet ja kokemus toimisto-ohjelmistoista
- Tarkka, järjestelmällinen ja vastuullinen työskentelyote
- Hyvät vuorovaikutus- ja yhteistyötaidot
- Kyky priorisoida tehtäviä ja hallita useita asioita samanaikaisesti
- Ymmärrys julkishallinnon toimintatavoista katsotaan eduksi
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Millainen kokemus sinulla on hallinnollisista tai sihteeritehtävistä?
- Oletko työskennellyt julkishallinnossa tai kunnallisessa organisaatiossa?
- Miten varmistat työssäsi asiakirjojen tarkkuuden ja luottamuksellisuuden?
- Millaisia toimisto- ja asianhallintajärjestelmiä osaat käyttää?
- Miten toimit tilanteessa, jossa useita kiireellisiä tehtäviä tulee samanaikaisesti?
- Kuvaile kokemustasi kokousjärjestelyistä ja pöytäkirjojen laatimisesta.
